Статья опубликована в журнале «Наука и техника в газовой промышленности». Выпуск № 4, 2023
Авторы статьи: Шарипов Ш.Г., Романенков П.Г., Шепшелевич Е.С., ООО «Газпром трансгаз Уфа»
В этой статье мы расскажем о нашем опыте внедрения отечественной платформы управления документами и бизнес-процессами последнего поколения TESSA (№2187 в Реестре российского ПО), рассмотрим практические аспекты организации комплексной автоматизации бизнес-процессов, выделим преимущества и оценим показатели эффективности внедрения ИТ-решений, базирующихся на современных интегрируемых программных платформах.
Автоматизация ключевых бизнес-процессов сейчас актуальна для любой компании: от крупного бизнеса до малых предприятий. Использование программных решений — это не только оптимизация и повышение эффективности деятельности, но и условие, без которого становление и развитие компаний в настоящее время невозможно.
В текущих условиях обеспечить стабильную работу информационных систем, максимальную безопасность данных, полную технологическую независимость и одновременно развитие информационных технологий возможно только путем перехода на использование отечественных программных решений и платформ.
В настоящее время отрасль информационных технологий является одной из наиболее динамично развивающихся в России. Отечественные ИТ-компании стремительно разрабатывают и внедряют свои программные продукты, переходя на качественно новый уровень, и стараются не уступать лучшим мировым практикам. Бизнес, в свою очередь, активно взаимодействует с ИТ-компаниями, стремясь получить не просто качественный программный продукт, но и видеть перспективу его развития, максимально адаптировать готовые решения для автоматизации деятельности компании в целом.
В 2020 году в компании остро встал вопрос о приобретении нового программного решения в области СЭД/ECM/BPM-систем. На тот момент для автоматизации делопроизводства мы эксплуатировали систему EMC Documentum, которая не дорабатывалась по ряду причин и перестала соответствовать требованиям санкционной независимости. В соответствии с программой импортозамещения планировалось перейти на отечественное решение и реализовать новую СЭД, сохранив существующий объем автоматизации процессов.
Далее, помимо стандартного функционала СЭД, нам требовалось реализовать еще несколько систем и функциональностей, связанных едиными справочными данными, а также выполнить интеграцию с эксплуатируемой информационно-управляющей системой производственно-хозяйственной деятельности. Отдельным большим проектом мы рассматривали создание системы электронного архива. Основными задачами были: построение единого, структурированного и надежного хранилища с защитой данных от повреждений и потерь, управление процессами движения потоков документов, обеспечение гибкого коллективного доступа к имеющейся информации, наличие быстрого и удобного поиска необходимых документов.
Имея за плечами уже сформированный опыт внедрения и использования систем автоматизации делопроизводственного блока, мы сознательно подошли к выбору новой системы и оценивали решения по уровню возможностей для реализации всего имеющегося функционала, в том числе для дальнейшего развития.
Обязательными условиями были: высокая производительность, наличие интуитивно понятного интерфейса, обеспечение требований информационной безопасности, возможности для гибкой и быстрой настройки процессов. Кроме этого, новая система должна была решить те вопросы и проблемы, которые ранее возникали в процессе эксплуатации прежней СЭД. Это ограничения, связанные с развитием функциональности, ограничения по интеграции с эксплуатируемыми программными продуктами, отсутствие технической поддержки и обновлений от производителя программного обеспечения.
Одним из ключевых требований к программному продукту являлась совместимость с операционными системами и системами управления базами данных отечественного происхождения.
Перед началом проекта командой специалистов был проведен детальный анализ имеющегося функционала эксплуатируемой СЭД на базе EMC Documentum, проработаны возможности расширения существующего решения с адаптацией к текущим требованиям бизнеса, а также проработаны вопросы совместимости отечественных программных платформ с операционными системами и СУБД отечественного производства. Ближайшая цель — спроектировать полностью импортонезависимую, современную и удобную систему управления документами, интегрировав ее в существующий контур, а также спланировать одномоментный переход всех пользователей в интерфейс новой системы «за один день» — представлялась вполне достижимой.
Выбор программного обеспечения проходил в рамках конкурсных процедур. Победителем с лучшими итоговыми показателями стала программная платформа TESSA от российской компании-разработчика СИНТЕЛЛЕКТ (в реестре российского ПО № 2187 от 08.1.2016).
В начале 2020 года был сформирован предварительный план проекта и намечены основные этапы. Подготовительные работы, включающие утверждение бюджета и проведение конкурсных процедур, заняли около полугода, и к середине 2020 года команда специалистов, в составе которой совместно работали представители компании «СИНТЕЛЛЕКТ» (разработчик программной платформы TESSA) и специалисты ООО «Газпром трансгаз Уфа», приступила к проектированию системы. Непосредственно внедрение заняло около трех месяцев, и уже к началу 2021 года система была полностью готова к промышленной эксплуатации.
Весь объем автоматизации, реализованный в предыдущей системе, был полностью сохранен в новой системе. Более того, как и было запланировано, на момент ввода в эксплуатацию функциональных возможностей стало больше. В ходе проекта мы автоматизировали весь делопроизводственный блок (входящие и исходящие письма, корреспонденция, приказы, распоряжения, служебные записки, протоколы и др.). На качественно новом уровне в системе реализован договорной блок, в составе которого разработаны инструменты активного контроля лимитов при формировании проектов договоров. Также автоматизированы блоки ведения проектно-сметной и исполнительно-технической документации, реализован блок ведения единой нормативно-справочной информации.
Стандартными инструментами TESSA нам удалось выполнить уникальные настройки маршрутов согласования и подписания потоков документов. По требованиям бизнеса реализованы шаблоны типовых договоров, резолюций, рассылок. Обеспечено планирование и контроль исполнения поручений и работ по направлениям деятельности.
Для миграции исторических данных использовались шаблоны, обеспечивающие преобразование и перенос документов в новую систему. К моменту ввода в эксплуатацию все требуемые исторические данные были загружены в новую систему в полном объеме.
Что касается кастомизации системы, то самые объемные доработки были выполнены в договорном блоке и блоках ведения проектно-сметной и исполнительно-технической документации. В части интеграции реализован автоматический обмен данными с эксплуатируемыми в компании системами: с типовым отраслевым решением «Информационно-управляющая система предприятия ПАО «Газпром» в части договорного блока и нормативно-справочной информации (платформа SAP ERP), с электронным хранилищем в составе локальной информационно-управляющей системы ООО «Газпром трансгаз Уфа» (платформа SAP ERP).
В целом, новое решение показало себя как интуитивно понятное и максимально адаптивное для пользователей. В системе все работает в режиме «одного окна». В карточках наглядно представлена вся необходимая для работы с документами информация, интерфейс удобен и понятен, обработка документов выполняется быстро и легко. Показательным является тот факт, что в новой СЭД TESSA активно работают как специалисты, так и весь топ-менеджмент компании. Согласовать и подписать любой документ (в том числе Ю3Д0), создать поручение, наложить резолюцию можно из основного рабочего места пользователя TESSA, что значительно ускоряет все процессы работы с документами.
Построение системы электронного документооборота на базе отечественных решений — первый этап, успешное завершение которого позволило нам изучить возможности программной платформы TESSA, получить соответствующий опыт и компетенции нашим ИТ-специалистам, освоить гибкий и мощный инструмент, который позволяет быстро настраивать обработку бизнес-процессов, обеспечивать интеграционные взаимодействия со смежными системами, обрабатывать процессы, связанные с большими массивами данных.
Таким образом, реализация системы управления электронными документами на новой современной программной платформе дала некий «толчок» для дальнейшего развития и построения единого информационного контура, объединяющего эксплуатируемые системы и функциональности по управлению документами и вспомогательными бизнес-процессами. Интеграция с основной учетной системой ПХД при этом постоянно совершенствовалась и дополнялась новыми компонентами, обеспечивающими автоматический обмен информацией и доступность к требуемым данным в каждой из эксплуатируемых систем. Схема управления бизнес-процессами на программной платформе TESSA представлена на рис.1.
Ключевыми и приоритетными при проектировании решений были задачи соблюдения основных принципов построения информационных систем:
